Політика конфіденційності Syless

1. Загальні положення

1.1. Ця Політика конфіденційності (далі — «Політика») пояснює, які персональні дані обробляє платформа Syless (далі — «Платформа», «Сервіс», «ми»), з якою метою, на яких підставах, кому вони можуть передаватися, як довго зберігаються та які права має суб'єкт персональних даних.

1.2. Володільцем персональних даних щодо облікових даних користувачів і роботи Платформи є фізична особа-підприємець Вірченко Вероніка Русланівна, відомості про яку внесено до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, електронна пошта для питань конфіденційності: nikavirchenko@gmail.com (далі — «Оператор»).

1.3. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних», а також, у застосовних випадках, відповідно до Загального регламенту ЄС про захист даних (GDPR) — коли користувачами є особи з Європейського економічного простору.

1.4. Під час реєстрації користувач позначкою підтверджує, що ознайомився з цією Політикою, і надає згоду на обробку персональних даних у межах, описаних нижче, зокрема на їх передачу постачальникам за межами України (розділ 8). Окремі види обробки (наприклад, обробка даних дитини до 14 років) потребують згоди законного представника, як зазначено в розділі 6.

2. Ролі: хто за що відповідає

Платформа працює за моделлю B2B (навчальні заклади й репетитори підключають своїх учнів і викладачів). Тому ролі щодо даних розподіляються так:

2.1. Оператор як володілець (контролер). Щодо даних облікового запису користувача (email, ім'я, пароль, налаштування, за наявності — дата народження), даних про використання Платформи та даних відвідувачів сайту Оператор самостійно визначає мету й засоби обробки.

2.2. Оператор як розпорядник (процесор). Щодо даних, які школа вносить про своїх учнів, їхніх викладачів (списки, нотатки, оплати, відвідуваність, оцінки, домашні завдання тощо), володільцем є школа, а Оператор обробляє ці дані за дорученням школи — лише для надання їй функціоналу Платформи. Школа зобов'язана мати правові підстави (зокрема згоди) для внесення таких даних. Питання щодо цих даних суб'єкт може адресувати безпосередньо своїй школі.

3. Які персональні дані ми обробляємо

3.1. Дані облікового запису (усі користувачі)

• прізвище, ім'я, по батькові;
• адреса електронної пошти;
• пароль (зберігається лише у вигляді криптографічного хешу; ми не маємо доступу до пароля у відкритому вигляді);
• дата народження (необов'язкове поле профілю);
• у разі входу через Google — ідентифікатор Google-акаунта, email, ім'я та фото профілю, надані Google.

3.2. Дані профілю в межах школи

• фотографія (аватар);
• інформація «про себе»;
• номер телефону;
• контакт у месенджері (Telegram, WhatsApp, Viber тощо).

3.3. Дані учня (вносяться школою або самим учнем)

• предмет, група, формат навчання;
• дані абонемента (тип, залишок занять, строки дії);
• відомості, які школа вносить у картку учня: статус (школяр/студент), дата народження, захоплення, теми, сильні й слабкі сторони, додаткові примітки;
• ім'я одного з батьків (законного представника) та контакт у месенджері, якщо школа їх вносить;
• нотатки викладача та власника школи про учня;
• історія платежів (суми, дати, статуси, коментарі до оплат, завантажені чеки);
• відвідуваність занять, факт входу на онлайн-заняття, оцінки, коментарі;
• здані домашні завдання: текстові відповіді, завантажені файли та голосові записи, якщо завдання передбачає запис із мікрофона (запис робиться лише після натискання кнопки учнем і з дозволу браузера на доступ до мікрофона).

3.4. Дані викладача (вносяться школою або самим викладачем)

• предмети, стаж, дата працевлаштування;
• налаштування оплати праці, історія нарахувань і виплат;
• періоди відсутності (відпустка, лікарняний тощо);
• сертифікати та інші завантажені документи.

3.5. Платіжні дані

Оплати учнів на користь школи проводяться через платіжні засоби школи: картковий еквайринг (Monobank) та/або банківський переказ за реквізитами школи. Реквізити платіжної картки обробляються безпосередньо платіжними сервісами; Оператор не зберігає номери карток. Платформа зберігає запис про платіж (сума, дата, статус).

Водночас Платформа зберігає платіжні налаштування самої школи, які школа вносить, щоб приймати оплати: реквізити для переказу (отримувач, IBAN, посилання та інструкції для оплати), а також дані доступу до її платіжного еквайрингу. Такі налаштування можуть містити персональні/фінансові дані школи чи її власника; доступ до них обмежено, а секретні ключі еквайрингу зберігаються захищено.

Оплату Підписки за користування Платформою власник школи здійснює на користь Оператора через Monobank або банківським переказом за реквізитами Оператора; на кожну оплату формується відповідний рахунок/запис. Якщо власник погодився на автопродовження, Monobank зберігає його картку на своєму боці, а Платформа зберігає лише токен картки (ідентифікатор для списання) і замасковані цифри номера (наприклад, 5375 **** 1234). Токен і маска видаляються, коли власник видаляє картку в профілі або видаляє школу.

3.6. Дані інтеграції з Google Calendar (за бажанням)

Якщо викладач або власник підключає синхронізацію з Google Calendar, Платформа за його згодою отримує доступ до створення, оновлення та видалення подій у його календарі (для відображення занять). Токен доступу зберігається у зашифрованому вигляді. Інтеграцію можна відключити будь-коли.

Обмежене використання даних Google (Limited Use). Використання та передача Платформою інформації, отриманої через Google API, відповідає Політиці Google API Services User Data Policy, зокрема вимогам Limited Use. Дані Google (у тому числі доступ до Google Calendar) використовуються виключно для надання відповідних функцій Платформи, не передаються третім сторонам, окрім випадків, необхідних для роботи Сервісу, на вимогу закону або за згодою користувача, і не використовуються для реклами чи побудови рекламних профілів, а також не читаються людьми, крім випадків, які прямо дозволяє зазначена Політика Google.

3.7. Сповіщення в Telegram (за бажанням)

Якщо ви самі підключаєте Telegram-бот Syless (Профіль → Платформа → Telegram), ми зберігаємо ідентифікатор вашого чату в Telegram, ваш username та ім'я в Telegram — виключно для доставки сповіщень. Тексти сповіщень загальні (лише назва школи та тип події, наприклад «Школа «Крок»: Домашнє завдання перевірено», і кнопка «Відкрити Syless») і не містять імен учнів, оцінок, сум чи інших особистих даних. Підключення добровільне: ви можете відключити бота в будь-який момент у профілі або командою /stop у чаті з ботом. Після відключення або видалення облікового запису ці дані видаляються. Повідомлення, які вже надійшли до вас у Telegram, зберігаються на ваших пристроях і в сервісі Telegram та не підлягають видаленню нами.

3.8. Звернення до підтримки через Telegram (за бажанням)

Якщо ви пишете в Telegram-бот підтримки Syless, ваші повідомлення (текст, фото, файли) пересилаються в приватну групу команди підтримки в Telegram, а наші відповіді — назад у ваш чат. Ми не зберігаємо текст листування у власній базі даних: він існує лише в Telegram (у вашому чаті та в закритій групі підтримки). У нашій базі зберігається лише службова відповідність «ваш чат ↔ тема в групі підтримки».

Якщо ви відкриваєте чат із застосунку (кнопка «Чат з підтримкою»), ми додатково передаємо команді підтримки ваше ім'я, email, роль і назву школи, щоб швидше допомогти. Якщо ж ви пишете боту напряму, ми бачимо лише ваші ім'я та username в Telegram. Просимо не надсилати паролі та дані платіжних карток.

Листування зберігається стільки, скільки потрібно для розгляду звернення та підтвердження домовленостей, після чого може бути видалене. Ви можете попросити видалити ваше листування, написавши на адресу з розділу 14. Видалення облікового запису Syless прибирає службову відповідність чатів.

3.9. AI-імпорт списків, оплат і виплат (за бажанням)

Якщо власник або викладач школи користується функцією імпорту з файлу чи скриншота (список учнів і викладачів, оплати учнів, виплати викладачам), вміст завантаженого файлу чи зображення (зокрема імена, email, суми, дати та коментарі) передається для автоматичного розпізнавання постачальнику AI-сервісу OpenAI (США). Ми надсилаємо лише той файл, який ви самі завантажили, і лише в момент імпорту; результат розпізнавання ви переглядаєте й підтверджуєте перед збереженням. Просимо не завантажувати файли з даними, які не потрібні для імпорту. Школа відповідає за те, що має підстави передавати такі дані (розділ 2.2).

3.10. Технічні дані

• файли cookie, необхідні для роботи автентифікації та сеансу;

• дані локального сховища браузера (localStorage) для збереження налаштувань (тема, мова, обрана школа) — не передаються на наші сервери;

• технічні журнали (лог-файли), які формує інфраструктура хостингу (зокрема IP-адреса, час запиту, тип пристрою/браузера) — для безпеки та діагностики;

• журнал технічних збоїв: коли в застосунку трапляється помилка, ми зберігаємо в нашій базі даних її технічні подробиці (текст помилки, адресу сторінки, технічний слід, тип браузера) — лише для виправлення збоїв;

• налаштування переглядів: обрані вами фільтри та колонки в таблицях зберігаються в нашій базі й пов'язані з вашим обліковим записом — щоб відновлювати вигляд сторінок і покращувати інтерфейс;

• узагальнена статистика використання: тип пристрою (телефон / планшет / комп'ютер), операційна система та браузер. Ці дані визначаються з поля User-Agent на нашому боці, без сторонніх сервісів і без cookie, і показуються лише в адміністративній панелі в агрегованому вигляді — для розуміння, якими пристроями користуються, і покращення продукту;

• анонімна статистика взаємодії з публічними сторінками сайту (головна, «Для власників», «Для вчителів», «Тарифи», «Про нас»): які сторінки й у якій послідовності відвідують, на які кнопки й посилання натискають, скільки часу проводять на сторінці, як далеко прокручують її та з якого джерела прийшли (наприклад, за посиланням з іншого сайту). Використовуємо без cookie та сторонніх сервісів. Для лічильника унікальних відвідувачів застосовується односторонній хеш (IP-адреса + User-Agent із добовою «сіллю»), який змінюється щодня й не дозволяє відновити IP-адресу. Для послідовності дій — випадковий ідентифікатор, що існує лише у sessionStorage вкладки й зникає після її закриття. Жоден із цих ідентифікаторів не пов'язується з обліковим записом чи особою; IP-адреса не зберігається. Дані зберігаються до 120 днів і показуються лише в агрегованому вигляді. Сигнали «Do Not Track» і «Global Privacy Control» враховуються: у такому разі нічого не збирається.

• облік днів активності: для зареєстрованих користувачів ми зберігаємо лише факт, що в певний день користувач відкривав застосунок (дата, роль — власник, вчитель чи учень — і школа). Не зберігаємо, які саме сторінки чи дії. Використовується для внутрішньої аналітики (кількість активних користувачів і шкіл, утримання) у агрегованому вигляді в адміністративній панелі. Дані зберігаються, поки існує обліковий запис, і видаляються разом з ним.

• вимірювання швидкості роботи (Vercel Speed Insights): щоб знаходити повільні сторінки, ми використовуємо сервіс Vercel Speed Insights. Він збирає технічні показники завантаження сторінок (Web Vitals), адресу сторінки, тип пристрою, браузер і приблизну країну. Сервіс працює без cookie і не створює профілів користувачів для реклами чи відстеження між сайтами; ці дані не пов'язуються з вашим обліковим записом. Обробляє їх Vercel як наш постачальник (розділ 7).

Ми не використовуємо рекламні чи маркетингові трекери, сторонню веб-аналітику поведінки користувачів чи піксельні технології стеження. Єдиний сторонній інструмент вимірювання — Vercel Speed Insights (технічні показники швидкості, див. вище).

4. Джерела даних

Ми отримуємо дані: (а) безпосередньо від користувача (реєстрація, заповнення профілю, використання Сервісу); (б) від школи, яка додає учня чи викладача; (в) від Google — за умови входу через Google або підключення Google Calendar; (г) автоматично — технічні дані під час користування Платформою.

5. Мета та правові підстави обробки

6. Персональні дані неповнолітніх (дітей)

6.1. Платформа використовується навчальними закладами, серед учнів яких можуть бути неповнолітні:

• за учня, який не досяг 14 років, згоду на обробку персональних даних надає один із батьків або інший законний представник;
• учень віком від 14 до 18 років може надати згоду самостійно; школі рекомендовано також повідомити про обробку його батьків.

6.2. Школа зобов'язана отримати потрібні згоди законних представників до внесення даних дитини на Платформу та гарантує це Оператору відповідно до Умов використання (Додаток 1). Платформа не збирає й не перевіряє такі згоди: школа отримує та зберігає їх самостійно.

6.3. Законний представник може звернутися до школи або до Оператора (nikavirchenko@gmail.com) щодо доступу до даних дитини, їх виправлення чи видалення.

6.4. Ми свідомо не збираємо дані дітей без участі школи та відповідної згоди.

7. Кому ми передаємо дані (одержувачі / залучені сервіси)

Ми не продаємо персональні дані. Для роботи Платформи ми залучаємо перевірених постачальників послуг, які обробляють дані за нашим дорученням та в межах цієї Політики:

Дані також можуть бути розкриті на вимогу уповноважених державних органів у випадках, передбачених законом.

8. Транскордонна передача даних

Основна база даних Платформи розміщена у центрі обробки даних Supabase у регіоні Центральна Європа (Франкфурт, Німеччина; eu-central-1) — тобто на території Європейського економічного простору.

Окремі інші постачальники (зокрема Vercel, Resend, Google, Telegram, OpenAI) можуть обробляти певні дані на серверах за межами України та ЄЕП, у тому числі у США. Країни ЄЕП забезпечують належний захист персональних даних, тож передача до них допускається законом. США не належать до таких держав, тому передача даних постачальникам у США здійснюється на підставі однозначної згоди суб'єкта персональних даних (ст. 29 Закону України «Про захист персональних даних»), яку користувач надає під час реєстрації, а щодо даних, які вносить школа, — за дорученням школи (Додаток 1 до Умов використання). Ми передаємо лише дані, потрібні для роботи відповідної функції, і обираємо постачальників, які застосовують визнані заходи захисту (шифрування, договірні зобов'язання щодо конфіденційності). Згоду можна відкликати, видаливши обліковий запис; без такої передачі надання Сервісу неможливе.

9. Строки зберігання

9.1. Дані обробляються, поки активний обліковий запис користувача або поки триває його навчання/робота в школі, та далі — у межах строків, потрібних для цілей, зазначених у розділі 5.

9.2. Після архівації учня або вчителя, а також після виходу зі школи, їхні дані знеособлюються автоматично після спливу строку зберігання, встановленого школою (за замовчуванням — 180 днів). До цього часу школа може відновити запис, наприклад якщо людина вирішила повернутися. Заархівовані групи, у яких уже була історія навчання (уроки, оцінки, оплати), не видаляються й лишаються в архіві школи; порожні заархівовані групи видаляються після того самого строку.

9.3. Після видалення облікового запису персональні дані одразу знеособлюються: особисті ідентифікатори (ім'я, email, нотатки, контакти, фото), а також завантажені учнем файли й голосові записи домашніх завдань видаляються, а знеособлена статистика (для аналітики) та фінансові записи (для бухгалтерського/податкового обліку) можуть зберігатися у знеособленому вигляді довше — у межах вимог законодавства.

9.4. Школа не може видалити обліковий запис користувача — лише дані про нього у своїй школі. Якщо обліковий запис більше не належить до жодної школи (учня заархівували або користувач вийшов з останньої школи), ми надсилаємо лист на його електронну пошту й видаляємо обліковий запис разом з особистими даними через 30 днів, якщо користувач за цей час не увійде на Платформу.

9.5. Резервні копії зберігаються обмежений час і перезаписуються за графіком постачальника інфраструктури.

10. Права суб'єкта персональних даних

Ви маєте право:

• на доступ — отримати інформацію про обробку ваших даних та їх копію;
• на виправлення — виправити неточні чи неповні дані (через профіль);
• на видалення — видалити обліковий запис (у профілі: «Видалити акаунт», або на сторінці вибору шкіл) чи вийти з окремої школи («Вийти зі школи»);
• на обмеження та заперечення проти обробки;
• на відкликання згоди — там, де обробка ґрунтується на згоді (відкликання не впливає на законність попередньої обробки);
• на переносимість — отримати копію своїх даних у структурованому форматі (на запит на адресу з розділу 14);
• на скаргу — звернутися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини (а суб'єкти з Європейського економічного простору — також до відповідного наглядового органу з питань захисту даних).

Для реалізації прав, які не можна здійснити самостійно в інтерфейсі, звертайтеся на nikavirchenko@gmail.com. Ми відповімо не пізніше ніж протягом 30 календарних днів з дня отримання запиту. Щодо даних, володільцем яких є школа (розділ 2.2), звертайтеся до відповідної школи.

11. Файли cookie та подібні технології

Ми використовуємо лише технічно необхідні файли cookie — для автентифікації та підтримання сеансу користувача. Дані локального сховища браузера використовуються для збереження ваших налаштувань на пристрої. Ми не використовуємо рекламні чи аналітичні cookie сторонніх сервісів (Vercel Speed Insights працює без cookie). Вимкнення технічних cookie у браузері може унеможливити вхід і роботу Платформи.

12. Безпека

Ми вживаємо організаційних і технічних заходів захисту: шифрування передавання даних (HTTPS), розмежування доступу на рівні бази даних, зберігання паролів у вигляді хешів, шифрування чутливих токенів (зокрема токенів Google Calendar), обмеження доступу персоналу за принципом мінімальної необхідності. Жоден спосіб передавання чи зберігання не є абсолютно захищеним, тож ми не можемо гарантувати абсолютну безпеку, але постійно працюємо над її підвищенням.

13. Зміни до Політики

Ми можемо періодично оновлювати цю Політику. Про суттєві зміни ми повідомимо доступними засобами (у Платформі та/або електронною поштою). Актуальна редакція завжди доступна за посиланням https://thesyless.com/legal/privacy із зазначенням дати набрання чинності.

14. Контакти

З питань обробки персональних даних та реалізації ваших прав звертайтеся:

• Оператор: Фізична особа-підприємець Вірченко Вероніка Русланівна
• Email: nikavirchenko@gmail.com

Особою, відповідальною за організацію роботи із захисту персональних даних, є сам Оператор.